1- يجب أن تكون الشركة أو المؤسسة مرخص لها بإقامة وتنظيم المعارض وأن يكون مضاف هذا النشاط في سجلها التجاري.

2-الموافقة المبدئية على إقامة الشركة أو المؤسسة لهذا المعرض من قبل لجنة المعارض والأسواق الدولية المشكلة بالأمر السامي رقم 16556 وتاريخ 2/8/1385هـ في الفترة والمكان المحدد لها.

3- إرفاق قائمة المشاركين في المعرض وتعهد بالالتزام بأنظمة وتعليمات المعارض الواردة باللائحة التنظيمية رفق الطلب النهائي للترخيص للمعرض قبل أسبوعين من تنفيذ المعرض على الأقل.

تعليمات عامة:
1- الترخيص :
يرخص للشركات والمؤسسات القائمة و الجديدة بممارسة نشاط إقامة وتنظيم المعارض على أن يخصص فرع خاص لهذا النشاط في حالة تعدد الأنشطة .
2- الجهاز الإداري :
يجب أن يكون المدير المسئول المفوض بتمثيل الشركة / المؤسسة سعودياً.
3- مدة الترخيص :
تكون مدة الترخيص لممارسة النشاط خمس سنوات وتجدد لمدد أخرى مماثلة بطلب من أصحاب الشأن.
4- رأس المال :
لا يقل رأسمال الشركة / المؤسسة عن ثلاثمائة ألف ريال (300.000) ريال.
5- الإلتزامات :
أ- أن يكون المدير التنفيذي والمحاسب ومدير العلاقات العامة ومدير التسويق من السعوديين.
ب- تأمين مكاتب بكامل تجهيزاتها في مقر المعرض لمندوبي الجهات الرسمية.
ج- تقديم بيان بالمركز المالي وقائمة الدخل سنوياً خاص بنشاط إقامة وتنظيم المعارض إلى إدارة المعارض بالوزارة مصدقاً عليه من مراقب حسابات أو محاسب قانوني مرخص.
د- أن لا يقيم أو يشارك في إقامة وتنظيم معرض إلا بعد الحصول على ترخيص مسبق من الوزارة.
هـ- أن يقدم خطة عمله السنوية قبل ستة أشهر من بداية السنة.
و- أن يقدم تقرير في نهاية كل معرض.
ز- أن يقيم المعرض في مراكز المعارض المخصصة أو قاعات الفنادق أو صالات الأفراح المرخصة.